Melakukan Follow-Up
Setelah CV Anda tersusun, CV Anda harus menemukan jalan menuju ke
sebanyak mungkin perusahaan/organisasi yang sesuai. Herannya, ada banyak
orang telah menyusun CV tapi tidak mengirimkannya, seolah-olah
panggilan wawancara bisa datang dengan sendirinya.
Kepada siapa Anda mengirimkan CV? Anda harus mempelajari piramida
pemasaran. CV Anda sebaiknya ditujukan kepada seseorang yang dapat:
- Memberikan Anda tawaran kerja
- Mereferensikan Anda kepada seseorang yang dapat memberikan tawaran kerja
- Menginformasikan Anda tentang lowongan kerja
- Mereferensikan Anda kepada seseorang yang dapat memberi saran tentang pekerjaan potensial.
- Untuk mendapat panggilan wawancara berarti Anda harus menceritakan
kepada orang sebanyak-banyaknya bahwa Anda mencari karir yang lebih
baik. Bila CV Anda hanya tergeletak di atas meja di rumah Anda, begitu
pun karir Anda.
Setelah mengirim CV Anda, masih ada hal-hal yang perlu Anda lakukan, yaitu:
- Menyiapkan referensi
- Memonitor CV Anda
- Membuat daftar prospek
- Melalukan follow-up
- Follow-up melalui telepon
- Follow-up melalui surat
1. Menyiapkan Referensi
Dalam CV, pelamar kerja sering mencantumkan beberapa nama orang untuk
referensi. Tentunya orang-orang yang ada dalam referensi akan memberi
penilaian baik terhadap si pelamar kerja. Jika tidak, pasti nama mereka
tidak akan dicantumkan. Staf penyeleksi tahu betul akan hal ini. Karena
itu, referensi dianggap tidak penting pada tahap awal seleksi.
Perusahaan/organisasi baru akan meminta referensi setelah wawancara
dengan pelamar kerja dilakukan. Tujuannya untuk mengkonfirmasi beberapa
informasi yang didapat dari hasil wawancara. Dengan demikian, di dalam
CV sebenarnya tidak perlu menyebutkan nama-nama pemberi referensi. Jika
referensi tidak diminta, cukup Anda menulis: “Referensi akan disediakan
jika diminta” atau “References available on request”.
Sebaiknya Anda memberi nama pemberi referensi benar-benar di tahap akhir
penyeleksian. Lebih baik Anda menunda sampai wawancara selesai, karena
pada saat itu, selain Anda telah memberi banyak informasi mengenai diri
Anda, Anda juga telah mendapat banyak informasi tentang pekerjaan dan
perusahaan/ organisasi tersebut. Dengan informasi yang sudah Anda
dapatkan, Anda bisa tahu kandidat macam apa yang mereka cari. Kemudian
Anda dapat menentukan pemberi referensi mana yang paling cocok untuk
menginformasikan kepada calon atasan Anda tentang aspek-aspek positif
diri Anda yang dianggap ideal oleh mereka.
Yang bisa Anda lakukan setelah selesai menyusun CV, adalah menyiapkan
referensi untuk diri Anda sendiri. Apa yang Anda ingin atasan Anda
katakan tentang diri Anda? Apa yang akan Anda lakukan untuk menonjolkan
prestasi kerja Anda? Setelah Anda menentukannya, Anda bisa menghubungi
calon pemberi referensi dan memberitahu kepadanya keinginan, rencana,
dan kegiatan terbaru yang berhubungan dengan karir Anda.
Setelah Anda menginformasikan rencana Anda kepada pemberi referensi,
ingatkanlah kembali kinerja Anda dengan mengatakan kalimat seperti:
“Seperti yang Anda ketahui, saya pernah melakukan “x”, yang menurut Anda
baik karena...” Setelah itu, pastikan bahwa mereka memiliki salinan CV
Anda agar mereka ingat akan prestasi Anda. Hal yang penting untuk
diingat adalah ketika Anda ingin berganti karir, tekankanlah aspek-aspek
kerja dan keahlian Anda yang berhubungan dengan keinginan Anda.
2. Memonitor Curriculum Vitae Anda
Pastikan bahwa Anda ingat CV mana yang telah Anda kirim dan ke
perusahaan apa. Ini kedengarannya mudah, namun banyak pelamar yang lupa
melakukannya. Sebaiknya untuk setiap pekerjaan yang dilamar, Anda
menyimpan satu berkas dokumen yang minimal terdiri dari iklan lowongan
perkerjaan tersebut, surat lamaran dan CV Anda. Bisa juga dilengkapi
dengan profil perusahaan atau informasi yang berhubungan dengan
perusahaan/organisasi.
Jangan anggap enteng hal ini. Jika Anda mendapat panggilan interview,
Anda bisa mempersiapkan diri Anda dengan membaca kembali berkas-berkas
tersebut. Yang juga perlu dilakukan adalah mencatat tanggal lamaran
dikirim dan panggilan wawancara kerja. Dari catatan itu, Anda akan tahu
rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh berbagai perusahaan/organisasi
untuk merespon lamaran yang masuk.
3. Membuat Daftar Prospek
Untuk melihat dengan cepat semua berkas lamaran Anda, sebaiknya Anda
membuat sebuah daftar prospek, bisa dengan bantuan komputer atau tulis
tangan. Daftar ini memuat informasi tentang nama kontak, posisi atau
jabatan, alamat, nomor telepon, tanggal komunikasi Anda.
Semua informasi dan jadwal penting Anda sebaiknya ditulis dalam satu daftar seperti di bawah ini.
Tiga kolom pertama berisi nama kontak, nama perusahaan serta alamat dan
nomor teleponnya. Kolom keempat berisi sumber informasi lowongan kerja,
misalnya dari iklan di koran atau situs internet, jasa pencari kerja
[headhunter] dan informasi dari jaringan relasi Anda [networking]. Kolom
kelima sampai kedelapan memuat tanggal kirim CV, follow-up, interview,
dan surat terima kasih [pasca intreview]. Tanggal yang dicatat pada
kolom-kolom ini bukan hanya kegiatan yang telah dilakukan tetapi juga
yang akan dilakukan. Pada kolom kesembilan, Anda bisa memberi keterangan
atau informasi tambahan untuk sekedar mengingatkan Anda sendiri.
4. Melakukan Follow-Up
Setelah surat lamaran dan CV Anda dikirim, sebaiknya Anda melakukan
follow-up atau tindak lanjut. Tujuannya, untuk memastikan apakah CV
sudah diterima, atau apakah lowongan tersebut masih tersedia. Ada dua
teknik untuk melakukan follow-up, yakni via telepon dan surat. Bilamana
memungkinkan, lakukanlah follow-up melalui telepon karena jawaban bisa
didapat dengan cepat. Namun jika Anda tidak tahu nama dan nomor telepon
perusahaan/organisasi, karena tidak tercantum dalam iklan lowongan, atau
jika dalam iklan lowongan disebutkan bahwa Anda tidak boleh menelepon,
maka follow-up harus dilakukan via surat.
Follow-up setelah interview biasanya dilakukan dengan mengirim surat
terima kasih atau biasa disebut surat pasca interview. Yang perlu
disampaikan dalam surat ini, pertama, tentunya Anda berterimakasih
kepada orang-orang yang meluangkan waktunya untuk mewawancarai Anda.
Selain itu, secara singkat Anda ingatkan kembali kemampuan Anda yang
bisa menjawab kebutuhan perusahaan atau yang bisa memberi kontribusi
bagi perusahaan. Anda juga bisa memberi info tambahan yang belum Anda
sampaikan dalam interview, atau solusi untuk mengatasi kesulitan yang
dihadapi perusahaan.
5. Follow-Up Melalui Telepon
Untuk follow-up melalui telepon, sebaiknya Anda menghubungi orang yang
Anda sebutkan [tujukan] dalam surat lamaran kerja Anda. Karena biasanya
telepon akan di-screening oleh Sekretaris atau Operator, maka Anda harus
menggunakan trik. Misalnya, Anda bisa mengatakan, “Halo, saya Ani Tyas.
Bisakah saya bicara dengan Simon Pickard?” [“Hello, this is Ani Tyas.
May I speak to Simon Pickard?”] Dengan mengucapkan nama depan dan
belakang tanpa menggunakan kata sapaan Mr. atau Pak, bisa memberi kesan
bahwa Anda selevel dengan orang yang ingin Anda hubungi dan karena itu
mungkin lebih diperhatikan.
Jika Anda mendapat informasi lowongan tersebut dari rekannya, pastikan
bahwa hal ini yang Anda sampaikan pertama kali. Cara ini bisa
meningkatkan kredibilitas Anda.
Setelah memperkenalkan diri Anda, tanyakan apakah ia sudah menerima CV
Anda, kemudian tanyakan apakah ada pertanyaan yang ingin ia tanyakan.
Jika orang itu nampak tertarik dan kelihatan ada peluang untuk
interview, buatlah jadwal untuk bertemu. Katakan bahwa Anda ingin
mengetahui lebih jauh tentang pekerjaan dan perusahaan/organisasi itu.
Jangan lupa untuk mengulang tempat, tanggal, dan jam pertemuan tersebut
untuk memastikan bahwa informasi yang Anda catat tidak keliru. Ada
baiknya Anda menggunakan catatan telepon seperti di bawah ini:
6. Follow-Up Melalui Surat
Jika Anda tidak bisa menelpon karena dalam iklan hanya tertulis alamat
PO Box atau tertulis “no phone calls”, maka follow-up harus dilakukan
melalui surat. Pastikan surat Anda dibuat dengan singkat dan jelas dan
berisi:
- Anda menulis surat untuk menanyakan apakah CV Anda sudah diterima atau belum
- Anda masih tertarik dengan lowongan tersebut karena alasan A, B, C
- Anda memiliki pengalaman dan keterampilan X, Y, Z yang cocok untuk pekerjaan tersebut dan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan
- Anda berharap diberikan kesempatan untuk bertemu untuk menjelaskan kontribusi yang dapat Anda berikan bagi perusahaan.
Contoh follow-up surat bisa dilihat di bawah ini:
Kemudian karena HRD atau staf yang mendapat tugas menyeleksi adalah
orang sibuk, sebaiknya Anda memberi cara yang mudah bagi mereka untuk
menjawab surat Anda. Ini bisa dilakukan dengan menyiapkan surat atau
kartu pos jawaban yang dilampirkan bersama surat follow-up Anda. Surat
atau kartu pos jawaban itu sudah disertai perangko dan dialamatkan ke
alamat Anda.
Cara seperti itu biasanya cukup jitu untuk mendapat jawaban. Meskipun
kadang jawabannya bukan yang Anda harapkan, tapi setidaknya lebih baik
mendapat jawaban daripada terus menerus berharap tanpa ada kepastian.